Xerox Docushare : enterprise content management

In de hedendaagse snelle en uitdagende bedrijfsomgeving heeft uw organisatie nood aan praktische en betaalbare manieren voor het beheer van de enorme hoeveelheid aan papieren en digitale informatie die kritiek is voor uw bedrijfsvoering. Nu is het mogelijk om die informatie en content met behulp van Xerox DocuShare efficiënter te gebruiken met veilige 24/7-toegang voor zowel werknemers als partners.

Xerox DocuShare is een bewezen, award winnend content management platform gekend omwille van de kwaliteit die het levert. Gebruikt door duizenden bedrijven om vitale informatie te capteren, beheren, delen en beschermen, verhoogt het aanzienlijk de productiviteit en efficiëntie. Het handelsmerk van DocuShare is gebruiksgemak in combinatie met het superieure papier-naar-digitale content management.

Bedrijven die Xerox DocuShare gebruiken hebben aanzienlijke voordelen gerealiseerd, waaronder:

• Tot 80% minder tijd nodig om de vereiste informatie te vinden
• Tot 50% besparingen in operationele uitgaven
• Aanzienlijke ROI en kleinere ecologische voetafdruk resulterend uit een verlaagd energie –en papierverbruik
• Fail-safe disaster recovery zodat informatie altijd beschermd en bereikbaar is
• Accurate compliance met duidelijke auditverslagen
• Verbeterde standaardisatie en precisie
• Minimale belasting voor IT resources en systemen
• Snelle gewenning – eenvoudige webgebaseerde interface waarvoor slechts minimale training nodig is

• Zoeken en indexering — Snel ophalen van content door full-text en metadata indexering via de ingebedde zoekmotor.
• Publicatie en delen van web content — Stelt organisaties in staat om op een veilige manier bedrijfsblogs en wikis te implementeren in een gecontroleerde, auditeerbare omgeving.
• Workflow—ingebedde routerings– en goedkeuringstools zorgen ervoor dat elke gebruiker in staat is om in routerings- en goedkeuringsworkflows mee te werken of er een zelf te starten. Dit zorgt voor een betere ad hoc doorstroming van bedrijfsprocessen.
• Snelle implementatie en gewenning — Kan in enkele uren geïmplementeerd worden; werknemers zijn dezelfde dag nog up- to-date en volledig operationeel binnen een week. De ratio van gewenning is hoog omdat het gebruiksvriendelijk is en veilig bereikbaar met elke internetbrowser.
• Eenvoudige toegang tot DocuShare met Microsoft Office SharePoint (MOSS) of elk JSR168 compatibel platform.
• Uitgebreide developer tools om de integratie met business applicaties te vergroten
• Eenvoudige upgrades en uitgebreid gebruik — DocuShare is ontwikkeld bovenop een zeer schaalbaar platform, dus upgraden van een basis DocuShare installatie naar een DocuShare CPX voor meer geavanceerde procesautomatisaties kan worden bereikt door een simpele aanpassing van de licentie. Hierdoor vermindert de onbeschikbaarheid van het systeem of de nood om content te migreren.

Content Management mogelijkheden:

• In- en uitchecken van documenten
• Controleerbare versies
• Rechten op documenten ivm. toegang, wijzigen en routering
• Email meldingen bij nieuwe of gewijzigde content
• End-to-end content capture, verwerking, en distributie
• Content indexering en taggen van metadata
• Zoekfunctionaliteit om snel informatie te vinden
• Disaster recovery/hoge beschikbaarheid

Ondersteuning voor samenwerken:

• Maak ad hoc workflows met de document routering- en goedkeuringswizard
• Opvolgen van informatie via email
• Weblog en wiki content management

Beelden Capturen:

• Capteer papieren documenten naar een doorzoekbaar document management systeem
• Desktop tot productie-niveau beeld ‘capture’-mogelijkheden via een breed gamma aanscaninterfaces

Beveiligingskenmerken:

• Paswoord beheer en verplichte paswoord regels — nodig voor HIPAA compliance
• Audit en event logging voor verantwoording
• SSL encryptie
• Permissies-gebaseerde toegangscontrole op rol-, document-, of collectie-niveau