Scanning & Capture

Een document scannen en vervolgens in de juiste folder krijgen, vergt vaak onnodig veel omwegen. Vandaag is vaak de enige optie ‘scan to mail’. De scan verschijnt dan als bijlage in je inbox. Vervolgens moet je de scan op je pc downloaden, een ander naam geven en in de juiste map plaatsen. Voor organisaties waar scans tot de dagelijkse workload behoren, is deze manier van werken een vertragende drempel. Bovendien zet je bij iedere stap van scan naar folder de deur open voor menselijke fouten. Met scanning en capture automatiseer je dit hele proces en giet je alles in één actie.   

Hoe werkt scanning en capture? 

Eerst en vooral maak je je kenbaar aan het toestel en heb je een single sign-on. De multifunctional weet nu wie je bent en geeft je toegang tot je eigen Office365 omgeving. Op die manier kun je navigeren in de structuur van je Sharepoint, OneDrive en Teams. Op dat moment is het kinderspel om je scans meteen op de juiste locatie te bewaren.  

OCR: je scanner kan intelligent meelezen 

Je kan nog een stapje verder door je documenten te laten herkennen via Optical Character Recognition (OCR) en daar opdrachten aan te koppelen. Een voorbeeld. Staat er in de rechterbovenhoek het woordje factuur? Dan kan je de scanner instrueren de scan automatisch in de folder facturen te bewaren. Je kan er zelfs de bedrijfsnamen van je leveranciers en klanten aan verbinden. Facturen van x worden zo meteen in de map x geplaatst. OCR laat je scanner toe om mee te lezen, bepaalde dingen te herkennen, verbanden te maken en jouw ingestelde instructies uit te voeren.  

Je scanner als dossiervreter 

Maar wat met vuistdikke dossiers met niet op iedere pagina een referentie die OCR thuis kan brengen? Hier brengen barcodes soelaas. In dit verhaal wijs je iedere klant of leverancier een unieke barcode toe. Eerst scan je die barcode, de scanner herkent de code en weet dat alles wat daarna volgt, tot de volgende barcode wordt ingescand, in een welbepaalde folder moet. Op die manier kan je ongestoord blijven scannen zonder je zorgen hoeven te maken of alles wel op de juiste plek terechtkomt. Het digitaal samenbrengen van informatie is cruciaal voor elke kmo, het verlies aan data door onzorgvuldig beheer kost elk jaar een fortuin voor elk bedrijf. Met scanning en capture werk je niet alleen sneller maar sluit je bovendien menselijke fouten maximaal uit.  

Scanning en capture als schakel in je workflow 

De intelligente acties die je kan toewijzen, beperken zich niet tot het bewaren in de juiste folder alleen. Je kan de scanner ook betrekken in je workflowbeheer. Even terug naar het begin: de scanner weet wie je bent. Als jij een document met het woord ‘bestelbon’ scant, kan je je toestel de opdracht geven die ter goedkeuring door te sturen naar collega x. Wanneer een andere medewerker eenzelfde bon scant, zal de scanner die volgens opdracht doorsturen naar collega y mailen of meteen bewaren in de toegewezen folder. Kortom, je kan je scanner op vele manieren slim laten meewerken en manuele stappen automatiseren op basis van een aantal regels die je zelf instelt.