Secure Document

Uw output beveiligen door middel van follow-me printing

De volgende stap nadat de infrastructuur alle deuren op slot heeft gedaan, is het beveiligen van uw documenten.

Wanneer, waar en door wie worden welke documenten geprint, gekopieerd en gescand ?  Een uitdaging om dit in kaart te brengen ?  Die nemen we graag op aan de hand van de implementatie van een print management tool gebaseerd op een print strategie.

Een printstrategie zal bepalen wat, door wie en waar op welke manier nog kan geprint worden – de print management tool zal dan zorgen voor de handhaving.

Via authenticatie zal de gebruiker zich kenbaar maken en dus gebruik kunnen maken van de print infrastructuur, met als resultaat dat de cirkel wordt afgesloten.

Follow-me printen: PaperCut MF of Xerox Workplace Cloud / Suite

Bij follow-me printen worden uw prints even op een centrale printserver bewaard voor ze naar een printer of multifunctionele printer worden gestuurd. Pas na persoonlijke aanmelding van de gebruiker via code, badge of fingerprint worden de printopdrachten uitgevoerd.

Duurzaam, veilig en goedkoper printbeheer

Dankzij deze tools verlaagt u uw kosten én krijgt u veiligheid in de hand waardoor de kans op een datalek vermindert. Omdat er minder wordt geprint, is er een gunstige inspanning ten voordele van het milieu.

Voordelen follow-me printen?

• Efficiënter werken: meer bewust van printen
• Minder kans op datalekken: er zwerft minder informatie meer onbeheerd rond
• Veiliger: enkel beveiligde toegang tot de printers en multifunctionals
• Goedkoper: bespaar op printkosten
• Milieuvriendelijk: bespaar op printpapier

Bespaar 15% op uw printkosten

Dankzij doordacht print management voorkomt u onnodige prints. Rapportages of doorfacturatie maken gebruikers bewust van de printkosten. Dit kan een besparing opleveren van minimaal 15%.

Beveiliging bij printen: minder gevaar op datalekken

Een goede beveiliging van vertrouwelijke persoons- en bedrijfsgegevens blijkt in de praktijk voor organisaties een pittige uitdaging. Een belangrijk risico is de onbeheerde toegang tot bedrijfsapparatuur, maar ook de toegang tot privacygevoelige en vertrouwelijke informatie. Met print management vermindert u dit risico. Alle print-, kopieer- en scanopdrachten worden centraal geregistreerd, net als de gebruikerstoegang tot de printers.

Rapportering printen

Krijg een exact inzicht in het gebruik van de afdrukapparatuur

• Automatisch gegenereerde rapporten. Zo kunt u zien waar verbeteringen mogelijk zijn en kunt u sturen op het gewenste resultaat.
• Kosten van gebruik van de apparatuur kunt u naar wens doorbelasten. Van gebruikers tot afdelingen of projecten.
• Eenvoudige afdrukregels (print policies) instellen (vb e-mails automatisch zwart printen, standaard dubbelzijdig printen of grote afdrukopdrachten naar goedkopere of zwaardere afdrukapparatuur sturen).

Meer weten over follow-me printen? Neem hier contact met de XsolveIT Welkom Desk

Nood aan meer informatie? Neem dan nu contact op met onze specialisten.