Weet jij hoeveel pagina’s je bedrijf afdrukt ?
In veel kmo’s drukken werknemers dagelijks nog heel wat pagina’s af. Maar weet je eigenlijk om hoeveel het er concreet gaat? Welke afdeling print het meest, welke het minst? Waar is er potentieel om op printkosten te besparen? Om een duidelijk antwoord te formuleren op die vraag, moet je eerst het printgebruik in je kmo in kaart brengen. Aan de hand van die data kun je werken aan sensibilisering en rationalisering van printgedrag. Dat leidt dan weer tot kostenbesparingen.
Overzicht van je printverbruik
Vandaag bieden slimme tools zoals Managed Print Services je de mogelijkheid om elke printer in een kmo gedetailleerd op te volgen. Op een centraal dashboard krijg je een overzicht van het verbruik van elk toestel, maar ook van eventuele storingen en interventies. XsolveIT helpt je graag om die data te interpreteren. Uiteraard combineren we die statistieken met een fysiek bezoek aan je bedrijf en overleg met je medewerkers, om meer zicht te krijgen op waarom een bepaalde afdeling uitzonderlijk veel print. Het is immers niet de bedoeling om de organisatie van je bedrijf ingrijpend te veranderen.
Sensibiliseren
Gewapend met inzichten uit een analyse, doen we concrete aanbevelingen over het printgedrag in je bedrijf. Zo kunnen we opvolgen of er veel enkelzijdig wordt gedrukt, wanneer dat ook dubbelzijdig zou kunnen. Wanneer uit de statistieken blijkt dat er heel wat mails of facturen worden afgedrukt, kunnen we je daarop wijzen. Is het nodig dat je al die zaken afdrukt, terwijl je ze ook op het scherm kunt verwerken? Dat spaart je jaarlijks heel wat afdrukkosten uit en is ook beter voor het milieu.
Wat kost een printopdracht?
Er zijn zelfs specifieke tools die je helpen het printen terug te dringen. Ze motiveren je om zo weinig mogelijk papier te verbruiken en geven concrete besparingstips. Ze kunnen je ook tonen hoeveel elke printopdracht concreet kost. Een document van veertig bladzijden vijf keer afdrukken, zal bijvoorbeeld 3 euro kosten. Die informatie concreet zien, doet je twee keer nadenken voor je effectief gaat printen. Je kunt er zelfs een competitie van maken in je bedrijf: wie slaagt erin om elke maand het minst af te drukken? Op die manier helpen gedetailleerde analyses je medewerkers te sensibiliseren over hun printgedrag.
Rationeler printen: printers slim gebruiken
Statistische analyses helpen ook het printgedrag te rationaliseren. Uit een uitgebreide monitoring van het verbruik bij een beveiligingsfirma bleek bijvoorbeeld dat er heel veel werd afgedrukt in het magazijn. Dat is op het eerste zicht vreemd, maar blijkbaar stuurden andere afdelingen hun printopdrachten naar de printer in het magazijn, omdat dat toestel meer mogelijkheden had dan hun eigen printers. Aan de hand van zulke gegevens en inzichten kon XsolveIT suggesties doen over een rationeler gebruik van het printerpark. In plaats van nieuwe toestellen aan te kopen, besloot het bedrijf het met minder printers te doen, en de bestaande printers slimmer in te zetten. Ook op die manier werden kosten bespaard.
Door op een gestructureerde manier data te verzamelen over het printgedrag en -verbruik in je bedrijf, kun je slimmer omgaan met je printerpark. Je vermindert het aantal printopdrachten, bespaart aanzienlijk op je afdrukkosten en helpt het milieu vooruit. Zo winnen jij en de planeet.
Benieuwd naar het printgedrag in jouw onderneming? Laat een vrijblijvende printanalyse uitvoeren. Maak snel een afspraak!
