Xerox Docushare : gestion de contenu d’entreprise

Dans l’environnement commercial actuel, qui évolue rapidement et qui présente des défis, votre organisation a besoin de moyens pratiques et abordables pour gérer la grande quantité d’informations papier et numériques essentielles à vos activités. Désormais, grâce à Xerox DocuShare, il est possible d’utiliser ces informations et ce contenu de manière plus efficace, avec un accès sécurisé 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour les employés et les partenaires.

Xerox DocuShare est une plateforme de gestion de contenu éprouvée et primée, reconnue pour sa qualité. Utilisé par des milliers d’entreprises pour capturer, gérer, partager et protéger des informations vitales, il augmente considérablement la productivité et l’efficacité. La marque de fabrique de DocuShare est la facilité d’utilisation combinée à une gestion supérieure du contenu papier-numérique.

Les entreprises qui utilisent Xerox DocuShare en ont tiré d’importants avantages, notamment

• Jusqu’à 80 % de temps en moins pour trouver l’information recherchée
• Jusqu’à 50 % d’économies sur les dépenses opérationnelles
• Un retour sur investissement substantiel et une empreinte carbone réduite grâce à la diminution de la consommation d’énergie et de papier.
• Reprise après sinistre à sécurité intégrée pour que les informations soient toujours protégées et accessibles
• Conformité précise avec des rapports d’audit clairs
• Amélioration de la normalisation et de la précision
• Charge minimale sur les ressources et les systèmes informatiques
• Familiarisation rapide – interface web simple ne nécessitant qu’une formation minimale

• Recherche et indexation – Recherche rapide de contenu grâce à l’indexation du texte intégral et des métadonnées via le moteur de recherche intégré.
• Publication et partage de contenu web – Permet aux organisations de déployer en toute sécurité des blogs et des wikis d’entreprise dans un environnement contrôlé et vérifiable.
• Les outils de routage et d’approbation intégrés au flux de travail permettent à tout utilisateur de collaborer aux flux de travail de routage et d’approbation ou d’en lancer un lui-même. Cela permet d’améliorer le flux ad hoc des processus d’entreprise.
• Mise en œuvre et familiarisation rapides – La mise en œuvre peut se faire en quelques heures ; les employés sont au courant le jour même et sont pleinement opérationnels en l’espace d’une semaine. Le taux d’accoutumance est élevé car il est convivial et accessible en toute sécurité à partir de n’importe quel navigateur Internet.
• Accès facile à DocuShare avec Microsoft Office SharePoint (MOSS) ou toute autre plateforme compatible avec la norme JSR168.
• Outils complets pour les développeurs afin d’améliorer l’intégration avec les applications d’entreprise
• Des mises à niveau faciles et une utilisation étendue – DocuShare est développé sur une plateforme hautement évolutive, de sorte que la mise à niveau d’une installation DocuShare de base vers un DocuShare CPX pour des automatisations de processus plus avancées peut être réalisée grâce à un simple ajustement de la licence. Cela réduit l’indisponibilité du système ou la nécessité de migrer le contenu.

Capacités de gestion du contenu :

• Enregistrement et sortie des documents
• Versions vérifiables
• Droits sur les documents vs. l’accès, la modification et l’acheminement
• Notifications par courrier électronique en cas de contenu nouveau ou modifié
• Capture, traitement et distribution de contenu de bout en bout
• Indexation du contenu et marquage des métadonnées
• Fonctionnalité de recherche pour trouver rapidement des informations
• Reprise après sinistre/haute disponibilité

Soutien à la collaboration :

• Créer des flux de travail ad hoc avec l’assistant d’acheminement et d’approbation des documents
• Suivi des informations par courrier électronique
• Gestion du contenu des weblogs et des wikis

Captures d’images :

• Saisir les documents papier dans un système de gestion documentaire interrogeable
• Capacités de capture d’images du bureau au niveau de la production grâce à une large gamme d’interfaces de numérisation

Caractéristiques de sécurité :

• Gestion des mots de passe et règles obligatoires en matière de mots de passe – requises pour la conformité HIPAA
• Journalisation des audits et des événements pour la responsabilisation
• Cryptage SSL
• Contrôle d’accès basé sur les permissions au niveau du rôle, du document ou de la collection