XsolveIT est partenaire de l’ANC 2019

Découvrez l’archivage intelligent adapté à votre étude notariale !

Le Congrès notarial bisannuel aura lieu au Waagnatie à Anvers les 19 et 20 septembre 2019. La conférence sera un événement unique pour tous les notaires et employés de notaires. Au cours de la conférence, les principaux orateurs réfléchiront sur le notaire en tant que personne et sur les différents défis posés par une société en mutation rapide et des conditions de travail numériques.

XsolveIT, partenaire de la profession notariale

XsolveIT est un fier partenaire de cette conférence. Par notre présence, nous souhaitons mettre l’accent sur la valeur ajoutée que nous offrons aux études notariales. Ainsi, XsolveIT dispose d’une multitude de solutions d’archivage et d’impression performantes et adaptées aux notaires d’aujourd’hui. D’une simple pression sur un bouton, vous pouvez envoyer vos documents à une adresse électronique ou à un emplacement sur le réseau et/ou les enregistrer dans une application professionnelle. Grâce à la reconnaissance de texte OCR, vos numérisations sont enregistrées sous la forme d’un fichier PDF/A interrogeable. Il est également possible d’enregistrer un document, par exemple, en tant que fichier Microsoft Word, Excel ou OpenOffice.

Les normes ouvertes qui sous-tendent nos solutions garantissent une intégration transparente dans vos systèmes bureautiques actuels tels que Super Employee, NotaPulse et ActaLibra. Nous veillons à ce que vos documents se retrouvent au bon endroit et soient automatiquement inclus dans vos candidatures. Nous vous permettons également d’ajouter des images, des timbres individuels et une numérotation aux documents, qui sont automatiquement convertis du format A3 au format A4, dans le bon ordre.

Archivage des documents et recherche d’informations facilités

Grâce à l’intégration complète avec le Xerox VersaLink / AltaLink, l’archivage numérique n’a jamais été aussi facile. Vous choisissez le bon modèle de numérisation sur l’écran de votre appareil Xerox, répondez à quelques questions sur le document (identification du client, relation, certificat de mariage, achat d’une maison, donation, etc.) ou faites extraire automatiquement ces informations de votre document à l’aide de codes-barres ou de zones prédéfinies qui sont lues automatiquement.

Comment retrouver des fichiers sur votre ordinateur ?

Comme nous enregistrons les documents sous forme de fichiers consultables, vous pouvez très facilement utiliser Acrobat Reader, Windows Desktop Search ou tout autre moteur de recherche sur votre ordinateur pour retrouver vos fichiers. Vous pouvez effectuer des recherches à partir de métadonnées, par exemple les questions auxquelles vous avez répondu pendant le processus de numérisation, ou les valeurs des codes-barres ou des zones. Le document étant entièrement consultable, il est possible d’effectuer des recherches en fonction du contenu du document : par type d’acte, nom du client, adresse, cadastre, prix… Les possibilités sont infinies, mais une chose est sûre : vos archives n’auront plus de secrets pour vous !

En savoir plus sur nos solutions d’archivage

Voir le témoignage de Notariaat De Wulf, Verbist & Van Poucke :

Du bureau au lieu de travail en tant que service.

Travaillez-vous 8 heures par jour dans un lieu fixe ? Il y a de fortes chances que vous répondiez « non » à cette question.
Le matin, vous rendez visite à un client, l’après-midi, vous avez une réunion dans la salle de conférence, pendant ce temps, vous consultez vos courriers électroniques sur votre ordinateur portable ou votre smartphone et vous terminez rapidement un rapport plus loin …
Aujourd’hui, grâce à l’internet à haut débit et à l’informatique en nuage, il est possible de travailler à peu près n’importe où. Ainsi, le lieu de travail traditionnel, avec un bureau fixe par employé, cède la place à des postes de travail alternatifs.

Travailleurs flexibles, lieux de travail flexibles

Les travailleurs, en particulier les milléniaux, sont plus mobiles aujourd’hui que jamais. Un jour, ils travaillent au siège, le lendemain chez un client, le surlendemain dans une autre succursale de votre entreprise. Là encore, ils alternent le travail à domicile et le travail dans des espaces de co-working. Grâce aux appareils mobiles, à l’omniprésence de l’internet et à l’informatique dématérialisée, ils peuvent accéder en toute sécurité à leurs fichiers et utiliser leurs logiciels où qu’ils se trouvent. En même temps, grâce à l’internet, ils peuvent collaborer parfaitement avec leurs collègues par le biais de programmes de chat et de plates-formes de collaboration. Les nouvelles technologies offrent donc aux travailleurs beaucoup plus de liberté et de flexibilité, et les travailleurs en raffolent. Pourquoi passeraient-ils deux heures par jour en voiture ou en train pour se rendre à leur bureau alors qu’il existe un espace de co-working à 15 minutes de chez eux ? Ils y trouvent tous les équipements informatiques et bureautiques nécessaires et peuvent travailler de manière plus concentrée qu’à la maison. Ils y ont également des contacts sociaux professionnels, ce qui fait souvent défaut aux travailleurs à domicile. Les espaces de travail flexibles permettent également d’interagir avec d’autres entreprises et entrepreneurs. De nouvelles pollinisations croisées intéressantes pourraient en résulter. Des études montrent également que les employés qui bénéficient d’une certaine liberté sont plus productifs.

Partage de mètres carrés

Les lieux de travail flexibles connaissent un grand succès depuis plusieurs années. Au départ, certains acteurs, comme WeWork, ont commencé à louer des espaces dans des immeubles de bureaux vacants. Au début, ce sont surtout les entrepreneurs créatifs et les jeunes pousses qui ont trouvé le chemin de ces bureaux. Elles ne disposent pas toujours des fonds nécessaires pour acheter un bâtiment ou louer elles-mêmes un grand espace. Pour eux, il s’agissait de lieux de travail, mais aussi de lieux de rencontre où (pendant le déjeuner ou à la machine à café) de nouvelles communautés et de nouvelles idées se développaient.

Le lieu de travail en tant que service 

En Belgique aussi, de nombreuses (jeunes) entreprises trouvent le chemin des espaces de co-working, par exemple chez Interoffices ou Officenter. Ils peuvent y louer des bureaux permanents, des postes de travail temporaires et des salles de réunion, ainsi que des agences dans tout le pays. Les bureaux sont entièrement équipés d’une connexion internet à haut débit, de machines à imprimer et à copier, d’un espace de réception, d’un coin café et bien plus encore. L’espace s’adapte également à eux de manière flexible. Les chefs d’entreprise ne doivent pas immédiatement chercher un nouveau bâtiment lorsqu’ils s’agrandissent, mais simplement louer un bureau supplémentaire. En matière de logiciels, la plupart des entreprises utilisent depuis longtemps une formule d’abonnement par utilisateur : le logiciel en tant que service (SaaS). Le lieu de travail devient également un service. Les chefs d’entreprise savent donc parfaitement ce qu’un nouvel employé leur coûtera par mois.

Les espaces de co-working sont d’ailleurs également utilisés par les grandes entreprises établies. Ils leur permettent de répondre rapidement et avec souplesse aux nouvelles opportunités de croissance dans le monde entier. Au lieu d’acheter ou de louer un bâtiment à Singapour pour accueillir 250 employés, une entreprise multinationale loue simplement 250 postes de travail dans des espaces de bureaux partagés.

Aménagement de l’espace et partage de bureaux

Beaucoup d’entreprises se demandent si elles ont encore besoin de tous ces bureaux et mètres carrés dans leurs immeubles de bureaux, maintenant que leurs employés peuvent travailler pratiquement n’importe où. D’une part, ils peuvent réaménager leur bâtiment en y installant des postes de travail fixes classiques, des « hot desks », de petites zones de travail concentré, un espace de détente et des coins de réunion informels. D’autre part, ils peuvent louer leurs bureaux et mètres carrés libres en tant que lieux de travail flexibles par le biais d’une application comme Workero. Cette plateforme s’adresse entièrement au nouveau travail mobile des « nomades phygitaux », c’est-à-dire des personnes qui travaillent numériquement à l’endroit physique qui leur convient le mieux. L’expression « le mieux situé » fait évidemment référence à un endroit où ils se sentent bien et où ils peuvent travailler de manière productive, mais aussi à un endroit où ils se trouvent (par coïncidence) à proximité. Les nomades se déplacent, après tout. S’ils sont à Anvers le matin pour une réunion, ils ne seront pas coincés dans les embouteillages pour retourner à leur siège à Gand ou à Bruxelles.

Pour les « locataires » comme pour les « propriétaires », Workero présente de nombreux avantages. Les employés qui utilisent l’application trouvent facilement le lieu de travail le plus proche. En tant que propriétaire d’un immeuble commercial, vous pouvez rentabiliser votre espace vacant, mais aussi faire connaissance avec un réseau de jeunes talents dynamiques et peut-être découvrir de nouvelles opportunités d’affaires.

Des défis pour toutes les entreprises

En finira-t-on bientôt avec un lieu de travail fixe pour tous ? Les employés pourront-ils travailler à des postes de travail flexibles et partager leur bureau ? Les employeurs n’achèteront-ils plus ou ne loueront-ils plus de bâtiments, mais souscriront-ils à des lieux de travail dans le cadre d’une formule de « lieu de travail en tant que service » ? Il est difficile de le prévoir. Quoi qu’il en soit, la fin de cette évolution n’est pas encore en vue. Les entreprises devront néanmoins s’organiser différemment, car une nouvelle génération de professionnels, de nouvelles technologies et de nouvelles conceptions du travail s’emparent du marché de l’emploi.

Qu’est-ce que cela signifie pour le parc d’imprimantes ? 

Cette évolution signifie également beaucoup pour les parcs d’imprimantes. Une imprimante compacte sur chaque bureau ou dans chaque service n’a guère de sens lorsque les espaces sont partagés de manière plus souple. Peut-être que les petits appareils décentralisés céderont la place à des appareils plus grands et centralisés dotés de plus de fonctionnalités, ou peut-être pas ?
L’impression en nuage deviendra probablement la règle, j’imprime et je récupère mes documents au moment voulu et à l’endroit qui me convient. Toutes les imprimantes sont des appareils IOT à part entière   – actualisés – sécurisés – faciles à utiliser et toujours disponibles.

Prenez rendez-vous avec notre spécialiste W-A-A-S ici.