Numérisation et capture

La numérisation d’un document et son classement dans le bon dossier nécessitent souvent des détours inutiles. Aujourd’hui, la seule option est souvent de « numériser pour envoyer ». L’analyse apparaîtra alors en tant que pièce jointe dans votre boîte de réception. Suiteestez l’analyse sur votre PC, renommez-la et placez-la dans le bon dossier. sur votre PC, le renommer et le placer dans le bon dossier des lieux. Pour les organisations où les scans font partie de la charge de travail quotidienne, cette façon de travailler est un obstacle qui retarde le processus. De plus, à chaque étape, du scan au dépliant, vous mettez la porte ouvert à l’erreur humaine. Grâce à la numérisation et à la capture d’automatiser l’ensemble du processus et de tout en une seule action.

Comment la numérisation et capture ?

Tout d’abord, vous vous faites connaître auprès de l’unité et avoir un l’authentification unique. L’appareil multifonctionnel sait désormais qui vous êtes et vous donne accès à votre propre environnement Office365. Ainsi, vous vous pouvez naviguer dans dans dans la structure de votre Sharepoint, OneDrive et Teams. À ce stade, il est très facile d’obtenir des scanners immédiatement. au bon endroit magasin.

OCR : ye scanner peut lire intelligemment

Vous pouvez aller plus loin en faisant reconnaître vos documents par reconnaissance optique de caractères (OCR) et en y ajoutant des commandes à ces documents de la liaison. A exemple. Le mot « facture » figure-t-il dans le coin supérieur droit ? Vous pouvez ensuite utiliser le scanner instruire le balayage automatiquement dans le dossier des factures fichier. Vous pouvez même y ajouter les noms de vos fournisseurs et de vos clients. relier. Les factures de x deviennent ainsi immédiatement dans le dossier x placé. L’OCR permet à votre scanner de lire le texte, de reconnaître certaines choses, d’établir des liens et de vous donner des instructions. instructions exécutées.

Votre scanner comme mangeur de fichiers

Mais qu’en est-il des fichiers de la taille d’un poing dont chaque page ne comporte aucune référence et qui sont soumis à l’OCR ? que l’OCR peut peut ramener à la maison ? C’est là que les codes-barres apportent un soulagement. Dans cette histoire, vous attribuez à chaque client ou fournisseur un code-barres unique. Vous scannez d’abord le code-barres, le scanner reconnaît le code et sait qu’il y a quelque chose qui ne peut pas être scanné. alors suit, jusqu’à ce que le code-barres suivant soit scanné, en a biendans un dossier bien particulier. Vous pouvez ainsi continuer à numériser sans vous soucier de savoir si tout se trouve au bon endroit. Il est essentiel de rassembler les informations sous forme numérique pour chaque PME, la perte de données due à une gestion négligente coûte une fortune chaque année à chaque entreprise. Grâce à la numérisation et à la capture, vous travaillez non seulement plus rapidement, mais vous éliminez également l’erreur humaine dans toute la mesure du possible.

Numérisation et capture comme lien dans votre workflow

Les actions intelligentes que vous pouvez attribuer ne se limitent pas à l’enregistrement dans le bon dossier. Vous pouvez également impliquer le scanner dans la gestion de votre flux de travail. Revenons un instant au début : le scanner sait qui vous êtes. Si vous numérisez un document contenant le mot « bon de commande », vous pouvez demander à votre appareil de le transmettre à un collègue x pour approbation. Lorsqu’un autre employé scanne le même reçu, sera le scanner qui conformément à la commande transmettre au collègue y ou l’enregistrer immédiatement dans le dossier prévu à cet effet. En bref, vous pouvez rendre votre scanner intelligent de plusieurs façons et automatiser les étapes manuelles sur la base d’un ensemble de règles que vous définissez vous-même.