Workflows stroomlijnen

Hoe een fabrikant minder tijd besteedt aan het beheren van documenten en meer tijd aan het beheren van het bedrijf

xerox, connectkey, software, documentbeheer

Uitdaging

Een middelgrote fabrikant vond het moeilijk papieren documenten te beheren. Karen, de manager van de afdeling gegevensbeheer, was urenlang bezig met het zoeken naar misplaatste en verloren papieren documenten, waarbij ze vaak een tijdrovende reis naar een offsite opslagfaciliteit moest maken. Bovendien was er geen formeel plan voor calamiteitenherstel.

Oplossing

Met behulp van documentbeheersoftware scande en digitaliseerde het bedrijf zijn gegevens via een Xerox^® MFP met ConnectKey^® technologie. Medewerkers krijgen nu onmiddellijke, veilige toegang tot digitale documenten aan de hand van hun ID. Meerdere gebruikers tegelijk kunnen toegang krijgen tot hetzelfde bijgewerkte document, wat voor een gestroomlijnde workflow zorgt. Voor calamiteitenherstel wordt een kopie van de gegevens in de cloud opgeslagen, wat voor een beschikbaarheidspercentage van 99% en wereldwijde toegang zorgt.

In actie

1. Eenvoud op zijn best

Karen legt papieren documenten in de documentendoorvoer van de Xerox® MFP en raakt op het aanraakscherm het pictogram IMS Scan aan.

2. Intuïtief van aard

Ze selecteert haar scanopties, beantwoordt twee vragen via een dropdownmenu, voert een uniek bestandsnummer in en raakt de knop “Start” aan om de documenten te scannen.

Met behulp van documentbeheersoftware scande en digitaliseerde het bedrijf zijn gegevens

xerox, connectkey, software, documentbeheer, xsolveit, xerox, printer, kantoorprinters, printtechnologie, multifunctionele printers, drukpersen, industriële printers, bedrijfsprinters, managed print services, mps, verbruiksartikelen, xerox connectkey, xerox workcentre

3. Oplossingsgericht

Nu alle gegevens gedigitaliseerd zijn, hebben Karen en haar collega‘s toegang tot alle documenten vanaf hun computer of handheld apparaat.

4. Gemakkelijk toegankelijk

Medewerkers kunnen documenten gemakkelijk zoeken en printen vanaf elke Xerox® machine met ConnectKey®technologie (zolang de app Printen van IMS is geïnstalleerd). In de interface van het aanraakscherm selecteren ze gewoon de knop “Printen van IMS”, beantwoorden ze vragen over het document dat ze zoeken, en raken ze “Afdrukken” aan.