Votre PME est-elle un lieu de travail intelligent ?

La façon dont le monde fonctionne est en train de changer. Qu’il s’agisse ou non de la prochaine révolution industrielle, semblable à la machine à vapeur, il ne fait aucun doute que ces tendances entraîneront des évolutions passionnantes sur le lieu de travail. Comment réagissez-vous à ces changements sur le terrain ? Comment préparez-vous votre entreprise à l’avenir ? Comment rendez-vous votre lieu de travail plus intelligent, et pourquoi ?

Le travail en mouvement

Plus précisément, nous constatons des changements significatifs dans le monde des affaires dans trois domaines :

• Technologie : Les appareils connectés et l’internet des objets seront omniprésents d’ici quelques années. Grâce aux tablettes, aux smartphones et à l’informatique dématérialisée, les employés ne travaillent plus avec des documents (papier), mais avec des applications numériques. Dans le même temps, cette numérisation accrue suscite des inquiétudes croissantes quant à la sécurité en ligne.
• Démographie : d’ici 2025, les trois quarts des travailleurs seront des milléniaux. Ces natifs du numérique travaillent et consomment l’information d’une manière très différente de celle des générations précédentes, qui se déplaçaient encore sur le lieu de travail. Vos employés s’attendent à pouvoir communiquer, imprimer et accéder à l’information à tout moment, en tout lieu et à partir de n’importe quel appareil.
• Style de travail : d’ici 2025, la moitié de la main-d’œuvre devrait travailler de manière mobile. Dans le même temps, les entreprises réduiront leurs mètres carrés de bureaux, faciliteront le travail en déplacement et réduiront leurs dépenses en informatique. Il existe donc un besoin croissant d’infrastructures permettant une collaboration à distance sans heurts.

Pour les entrepreneurs, il est donc important de suivre ces évolutions. Comment commencer ? En rendant votre lieu de travail plus intelligent.

Qu’est-ce qu’un lieu de travail intelligent ?

Un lieu de travail intelligent répond aux trois tendances susmentionnées. Tout d’abord, il permet à vos employés de travailler efficacement (de manière mobile) grâce à des applications conviviales et à des processus automatisés. Les appareils, les données et les documents de votre environnement de travail numérique sont sécurisés selon des normes strictes. Enfin, les installations de votre PME sont utilisées de manière plus efficace, ce qui vous permet de mieux contrôler vos coûts et votre infrastructure et d’améliorer votre durabilité.

Comment rendre votre PME intelligente ?

Mais comment réaliser un lieu de travail aussi intelligent et efficace dans votre PME ? Il y a environ quatre aspects sur lesquels vous pouvez travailler.

Numérisation

La numérisation a un grand potentiel pour rendre votre vie quotidienne et celle de vos employés plus agréable. Dans un premier temps, vous pouvez automatiser les processus manuels à l’aide d’applications simples. Ceux qui veulent voir grand (après cela) peuvent également choisir de numériser et d’automatiser des flux de travail entiers. A titre d’exemple : Au lieu d’imprimer un bon de commande ou une facture, de l’introduire dans votre système, de le transmettre au service concerné et d’en conserver une copie dans un dossier d’archives, vous pouvez également rendre ces flux entièrement automatiques. Il est plus rapide et permet de réduire les coûts d’impression. Il en va de même pour les accords : pourquoi les imprimer, les signer et les numériser à nouveau alors que vous pouvez les signer numériquement ?

Analyse des données

Les données sont le nouvel or. C’est presque un cliché aujourd’hui, mais il y a beaucoup de vérité là-dedans. Dans toute entreprise, y compris votre PME, il y a beaucoup d’informations qui traînent. Combien de pages seront imprimées ? Combien dépensez-vous en toner chaque année ? Combien de temps votre personnel consacre-t-il à des tâches répétitives ? Combien de dossiers sont imprimés alors qu’ils peuvent être traités à l’écran ? Ceux qui collectent ces données et en tirent des enseignements peuvent organiser leur activité de manière plus efficace et accroître leur productivité. Grâce aux chiffres et aux statistiques, vous pouvez voir noir sur blanc les domaines dans lesquels vous perdez du temps et de l’argent. Cela vous permet de cibler les points de travail : ceux qui vous coûtent le plus de temps et d’argent et qui sont faciles à améliorer.

Nuage

Auparavant, vous payiez un forfait pour vos progiciels et vos systèmes informatiques, quel que soit le nombre de vos employés. Ou vous avez payé un forfait pour un certain nombre d’utilisateurs. Si vous engagez un employé 51, vous risquez soudain de payer pour 100 utilisateurs. Dans les deux cas, le coût n’est donc pas directement proportionnel au nombre d’employés. Grâce aux solutions modernes en nuage et au Software-as-a-Service, vous payez un tarif fixe par utilisateur. Ces systèmes sont également évolutifs et se développent donc au rythme de votre entreprise. Un autre avantage des applications en nuage est que vous ne dépendez plus d’un lieu de travail physique, mais que vous pouvez les utiliser sur n’importe quel appareil doté d’un navigateur internet. Vous pouvez également gérer vos données, vos documents et votre parc d’imprimantes via le cloud. Vous pouvez donc accéder aux fichiers et aux travaux d’impression où que vous soyez. De cette manière, l’informatique dématérialisée vous aide à passer à un lieu de travail contemporain et flexible.

Sécurité

Les nouvelles opportunités numériques qui s’offrent à votre entreprise s’accompagnent malheureusement aussi de menaces numériques. C’est pourquoi les fournisseurs de services en nuage s’efforcent constamment de sécuriser toutes les données de votre entreprise selon les normes de sécurité les plus strictes. Dans de nombreux cas, cela rend l’informatique dématérialisée plus sûre que les solutions sur site. Alors que vous deviez auparavant installer vous-même toutes les mises à jour de sécurité pour vos systèmes, le fournisseur le fait désormais pour vous ou le fait automatiquement. Ainsi, vous et vos employés pourrez travailler en toute sérénité.

Et vous ?

• Comment votre entreprise gère-t-elle le travail flexible et ses facilités ?
• À quelle vitesse votre entreprise adopte-t-elle l’informatique dématérialisée et les solutions dématérialisées ?
• Vous voulez passer à un lieu de travail contemporain, efficace et intelligent ?

Heureusement, vous n’êtes pas seul. Avec Xerox® Intelligent Workplace Services, Xerox transforme votre PME en un environnement de travail efficace. Xerox se préoccupe de chacun des quatre aspects mentionnés ci-dessus en utilisant une gamme complète de services et d’outils. Ces solutions permettent à vos employés de travailler de manière plus productive dans un environnement sécurisé et vous permettent de créer un lieu de travail efficace.

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