Rationalisation des flux de travail

Comment un fabricant consacre moins de temps à la gestion des documents et plus de temps à la gestion de l’entreprise

Xerox Connectkey software voor documentbeheer

Défi

Un fabricant de taille moyenne a éprouvé des difficultés à gérer les documents papier. Karen, responsable du département de gestion des données, passait des heures à rechercher des documents papier égarés ou perdus, en se rendant souvent dans un centre de stockage hors site, ce qui prenait beaucoup de temps. En outre, il n’existait pas de plan formel de reprise après sinistre.

Solution

À l’aide d’un logiciel de gestion de documents, l’entreprise a scanné et numérisé ses données via un multifonction ^Xerox® doté de la technologie ^ConnectKey®. Les employés bénéficient désormais d’un accès immédiat et sécurisé aux documents numériques grâce à leur carte d’identité. Plusieurs utilisateurs peuvent accéder simultanément au même document mis à jour, ce qui permet de rationaliser le flux de travail. Pour la reprise après sinistre, une copie des données est stockée dans le nuage, ce qui garantit un taux de disponibilité de 99 % et un accès mondial.

En action

1. La simplicité à son meilleur

Karen place les documents papier dans le chargeur de documents du MFP Xerox® et touche l’icône IMS Scan sur l’écran tactile.

2. De nature intuitive

Elle sélectionne ses options de numérisation, répond à deux questions via un menu déroulant, saisit un numéro de fichier unique et appuie sur le bouton « Démarrer » pour numériser les documents.

Grâce à un logiciel de gestion des documents, l’entreprise a scanné et numérisé ses données

3. Orienté vers la recherche de solutions

Maintenant que toutes les données sont numérisées, Karen et ses collègues peuvent accéder à tous les documents depuis leur ordinateur ou leur appareil portable.

4. Facilement accessible

Les employés peuvent facilement rechercher et imprimer des documents à partir de n’importe quelle machine Xerox® dotée de la technologie ConnectKey® (à condition que l’application IMS Printing soit installée). Dans l’interface de l’écran tactile, il leur suffit de sélectionner le bouton « Imprimer à partir d’IMS », de répondre aux questions concernant le document qu’ils recherchent et d’appuyer sur « Imprimer ».