Zoek je een geschikt kopieerapparaat voor jouw bedrijf of voor thuis?
Dit zijn onze tips!
Het ene kopieerapparaat is het andere niet. Wie een apparaat zoekt voor zijn of haar eigen bedrijf, kan het zeker beamen! Verschillende merken, aanbieders, modellen … Op den duur zie je door het bos de bomen niet meer. Daarom helpt XSolveIT jou graag bij het maken van de juiste beslissing.
Kopieerapparaat op maat van jouw bedrijf?
Bij het maken van een keuze voor een nieuw kopieerapparaat, hou je best rekening met de volgende criteria, toegespitst op jouw bedrijf:
-
Volume
hoeveel kopieën worden er gemaakt? Hoeveel capaciteit heeft jouw machine nodig?
-
Afwerking
moeten de kopieën geniet worden, welk formaat wens je, zijn er bepaalde vereisten qua opmaak …
-
Zwart of in kleur
zijn je kopieën bijvoorbeeld bedoeld voor marketing-doeleinden? Dan is kleur zeker aangewezen.
-
Netwerk/beveiliging
print je via de cloud of lokaal? Welke beveiliging heb je zeker nodig?
Hieronder lichten we deze 4 belangrijke puntjes graag nogmaals toe.
Volume
Hoeveel kopieën maak je?
Logischerwijs maakt niet elk bedrijf, of zelfs elke afdeling binnen een bedrijf, evenveel kopieën op een dag. En ook per periode kan het aantal kopieën dat gemaakt wordt verschillen. Daarom is het belangrijk om dit even in acht te nemen wanneer je een nieuw kopieerapparaat kiest. Zo ben je zeker van een machine op maat van jouw bedrijf!
Afwerking
Voor welke doeleinden maak je kopieën, en wat met lay-outs?
Stel dat je kopieën gebruikt worden voor (kleine) marketingdoeleinden. Je wil bijvoorbeeld een brochure uitdelen tijdens een vergadering met klanten, maar hebt hier geen 100 stuks van nodig. Echter wil je er wel voor zorgen dat je document gesorteerd wordt, of je wil er een boekje van A4-formaat van maken.
Je kopieën zullen dan een andere afwerking vereisen, dan wanneer je ze gewoon gebruikt voor je werknemers. Ook daar hou je best rekening mee wanneer je kiest voor een nieuw kopieerapparaat.
Afwerking
Voor welke doeleinden maak je kopieën, en wat met lay-outs?
Stel dat je kopieën gebruikt worden voor (kleine) marketingdoeleinden. Je wil bijvoorbeeld een brochure uitdelen tijdens een vergadering met klanten, maar hebt hier geen 100 stuks van nodig. Echter wil je er wel voor zorgen dat je document gesorteerd wordt, of je wil er een boekje van A4-formaat van maken.
Je kopieën zullen dan een andere afwerking vereisen, dan wanneer je ze gewoon gebruikt voor je werknemers. Ook daar hou je best rekening mee wanneer je kiest voor een nieuw kopieerapparaat.
Zwart of in kleur
Kopieer je in zwart-wit of in kleur?
Hoewel er door de digitale transformatie minder gekopieerd wordt dan voorheen, blijkt wel dat bedrijven meer kopiëren in kleur. Dit omdat elke kopie nu meer meerwaarde moet bieden. Er wordt m.a.w. dus minder gekopieerd – maar wel meer gelet op lay-out van een document. Om je boodschappen kracht bij te zetten – speelt kleur hoe dan ook een belangrijke rol. Opnieuw zijn de doeleinden van jouw kopieën dus belangrijk. En dat is een evolutie waar ook jij best rekening mee houdt, indien je je kopieën voor, bijvoorbeeld, marketingdoeleinden zal gebruiken.
Netwerk/beveiliging
Wat met de beveiliging van je cloud en lokale systemen?
Last but not least: het is erg belangrijk om na te gaan hoe je je kopieerapparaat wenst te verbinden met je bestaande of nieuwe netwerken. Stuur je jouw kopieerapparaat aan via een lokale server, of gebeurt dit via een cloud-systeem?
Het antwoord op die vraag zal mee bepalen welke beveiligingskenmerken jouw systeem nodig heeft. De netwerkbeveiliging is zo sterk als zijn zwakste schakel, vandaar dat elk kopieerapparaat dient te voldoen aan de beveiligingsvoorschriften van jouw bedrijf!
Netwerk/beveiliging
Wat met de beveiliging van je cloud en lokale systemen?
Last but not least: het is erg belangrijk om na te gaan hoe je je kopieerapparaat wenst te verbinden met je bestaande of nieuwe netwerken. Stuur je jouw kopieerapparaat aan via een lokale server, of gebeurt dit via een cloud-systeem?
Het antwoord op die vraag zal mee bepalen welke beveiligingskenmerken jouw systeem nodig heeft. De netwerkbeveiliging is zo sterk als zijn zwakste schakel, vandaar dat elk kopieerapparaat dient te voldoen aan de beveiligingsvoorschriften van jouw bedrijf!
Een kopieerapparaat kopen of huren via XSolveIT?
Tot slot kan je ervoor kiezen om een kopieerapparaat te kopen of te huren, afhankelijk van de noden van jouw bedrijf. Via XSolveIT kan huren erg makkelijk – best hou je echter wel rekening met de volgende zaken:
-
De verbruiksgoederen zijn inbegrepen in het contract.
-
De prijs voor een kopie ligt vast.
-
Je betaalt enkel je kopieën.
-
Voorrijkosten en herstelkosten zitten inbegrepen in het contract.
-
Transport, installatie, connectie en opleiding zijn inbegrepen.
